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E-Doc Pro : Gestion électronique des documents (GED)

E-Doc Pro : Gestion électronique des documents (GED)

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Les avantages de la Gestion Électronique Documentaire

 L’archivage à long-terme des e-documents (ou e-docs) est primordial pour les entreprises, afin de garantir la protection et la durabilité des e-documents (aussi appelés edocs ou e-docpro). Ces e-docs peuvent être des contrats, des factures, des rapports, tous numérisés. Les logiciels de Gestion Electronique de Documents (ou GED) permettent l’organisation, le classement, la conservation des e docs, la mise en place de chemins de validation documentaires ainsi que l’automatisation de l’archivage, et tout cela de manière sécurisée afin de garantir la protection des edoc pro.
- Application 100% Cloud accessible depuis n'importe où avec une simple connexion interne
- Mise en sécurité des e-documents
- Plus de perte des e doc
- Classement automatique des edoc pro
- Partage des documents et travail collaboratif
- Création de workflow et processus de validation
- Recherche full text ultra rapide
- Gestion avancée des droits des utilisateurs
- Connecteur Chorus pour les échanges avec le secteur public
- Baisse du volume d’impression sur les imprimantes et les photocopieurs : coût diminué, démarche écologique
- Efficacité optimisée grâce au classement et indexation automatique des e-docs
- Conforme avec la règlementation RGPD
- Conforme à la Loi Macron pour la facture électronique
- Conforme à la loi El Khomri pour le stockage et l'envoi sécurisé des bulletins de paie
- Certifiée pour les données de santé (H.A.D.S)

L'impact de la GED sur l'efficacité d'une entreprise

 Une étude de 2012 réalisée par le McKinsey Global Institude met en évidence que les travailleurs passent environ 20% de leur temps à chercher et à rassembler les informations nécessaires à leur travail.
 
Une étude de 2018 effectuée par l’IDC met en évidence que les professionnels perdent 50% de leur temps à rechercher, organiser et préparer des informations.
 
Une étude rétrospective (Cumpa C. O., et al, 2023) permet de mettre en évidence que la mise en place d’une GED augmente l’efficacité d’une entreprise en permettant aux travailleurs d’effectuer leurs tâches plus rapidement.
20%
du temps passé à la recherche d'informations
50%
du temps à organiser et préparer des informations

Les Normes de Conservation Électronique

Pour être juridiquement valable, l'archivage des edoc-pro doit respecter des normes de conservation électronique :
Format de conservation des e-docs Formats pérennes et largement reconnus
Souvent PDF/A ou XML
Conformité aux exigences légales
Format non modifiable : horodatage, mécanismes de traçabilité
Norme NF Z42-013 : garanti que les e-docpro sont conservés dans les conditions conformes aux exigences légales
Accessibilité et lisibilité Les doc-pro doivent rester lisibles au long terme

Protection des E-Documents contre le Hacking et la Fuite de Données

La cybersécurité des edoc-pro est primordiale pour garantir la protection des données des utilisateurs.

Cryptage des edoc

Permet de rendre les informations de l’edoc pro illisibles grâce à une clé de cryptage

Signature Electronique

E-Doc Pro permet d’intégrer un système de signature électronique adhérant aux normes eIDAS (Electronic Identification and Trust Services).

Authentification et Gestion des Accès

Système d’authentification renforcée (mots de passe robustes, double authentification, certificats numériques)
Permissions d’accès aux e-documents paramétrables

Traçabilité et Audit des Actions sur les E-Docs

Système complet de suivi des actions effectuées.

Sauvegarde et Résilience des Données

Sauvegarde régulière des documents dans un environnement sécurisé : récupération possible des e doc dans leur état initial

Protection contre les attaques par Phishing et Malware

Mécanismes inclus de défense pour limiter le risque.

Conformité aux Standards de Sécurité

- RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : protection des données personnelles
- Certification de sécurité telles que ISO/IEC 27001
- Loi Macron pour la facture électronique
- Loi El Khomri pour le stockage et l'envoi sécurisé des bulletins de paie
- Certifiée pour les données de santé (H.A.D.S)

Vidéo de Présentation Rapide de la GED E-Doc Pro

La gamme Kyocera TASKalfa propose un large choix de copieurs laser monochrome au format A3, dont le modèle MZ 3200i, reconnu pour son excellent rapport qualité-prix. Avec une vitesse d’impression de 32 pages par minute, il offre de nombreuses options, notamment un chargeur automatique de documents d’une capacité de 320 feuilles et une vitesse de numérisation de 200 ipm en recto verso. Cet accessoire est idéal pour traiter d’importants volumes de documents et les envoyer vers n’importe quelle ressource de stockage.

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