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Imprimante, multifonction, photocopieur ou duplicopieur RISO : le bon matériel dépend d’abord de ce que vous imprimez, de votre volume, des formats utilisés et des fonctions dont vous avez réellement besoin. DBS Impressions accompagne les professionnels dans le choix d’un équipement adapté, en achat ou en location selon les usages. Voir les critères pour choisir votre matériel
DBS Impressions est distributeur agréé Brother, Epson, Kyocera et RISO. Vous trouverez dans ces catégories des matériels de ces quatre marques répondant à la grande majorité des besoins professionnels.
Pour choisir son matériel d'impression professionnel, il faut d'abord définir précisément ses besoins : les fonctions attendues, le volume d'impression, les formats utilisés, la nécessité d'imprimer en couleur ou en noir et blanc, la vitesse souhaitée ainsi que les éventuelles options de finition. Ces critères permettent ensuite d'orienter le choix vers une imprimante, un multifonction, un photocopieur ou un duplicopieur adapté à l'usage.
Sur le principe, le choix est assez simple :
Le volume mensuel est l'un des premiers critères à vérifier pour éviter un matériel sous-dimensionné ou inutilement important. Lors du remplacement d'une imprimante, d'un multifonction ou d'un parc existant, le plus fiable est de relever les compteurs des appareils : ils permettent généralement de connaître le nombre de pages produites et, selon les modèles, leur répartition entre noir et blanc, couleur, copie, impression ou formats utilisés.
Pour obtenir une mesure représentative de l'usage actuel, il est préférable de comparer deux relevés effectués à quelques semaines ou quelques mois d'intervalle plutôt que de se fier uniquement au compteur total depuis la mise en service.
Cas particulier du duplicopieur : le volume mensuel total ne suffit pas à déterminer son intérêt. Il faut surtout regarder la taille des séries : reproduire régulièrement un même original en dizaines, centaines ou milliers d'exemplaires correspond davantage à son usage qu'un volume élevé composé de nombreux petits travaux différents.
Le choix entre A4 et A3 peut avoir un impact important sur le prix, l'encombrement et le coût d'exploitation du matériel. Avant de retenir un équipement A3, il faut donc vérifier si ce format est réellement utilisé de façon régulière.
Le relevé des compteurs permet généralement d'identifier la part des impressions réalisées en noir et blanc et en couleur. Dans un parc plus important, les outils de gestion d'impression peuvent également fournir des statistiques plus détaillées par équipement, utilisateur ou service.
Cette répartition mérite d'être analysée avant de choisir le matériel, car une page couleur coûte généralement plus cher qu'une page monochrome, avec un écart qui varie selon la technologie, le modèle, les consommables et le contrat éventuel. Une moyenne globale peut également masquer des usages très différents entre les services : l'objectif est donc d'identifier où la couleur est réellement nécessaire.
La vitesse d'impression devient un critère important lorsque les volumes sont réguliers ou élevés, lorsque le matériel est partagé par de nombreux utilisateurs ou dans des environnements de production comme les centres de reprographie. Dans ces situations, il faut également regarder le temps de sortie de la première page, qui influence directement la réactivité ressentie au quotidien.
Pour des besoins bureautiques plus classiques, la vitesse reste un critère à comparer, mais elle ne doit pas être considérée isolément : une vitesse élevée ne signifie pas forcément que le matériel est mieux dimensionné. Le volume réel, les pics d'utilisation, le coût d'exploitation, les formats et les fonctions peuvent être plus déterminants.
Les modules de finition permettent d'automatiser certaines opérations après l'impression : assemblage de dossiers, insertion de couvertures ou d'intercalaires, agrafage, perforation, création de brochures avec pliage et piqûre à cheval, ou encore différents types de pliage.
Ces fonctions ne sont pas disponibles sur tous les matériels et peuvent augmenter sensiblement le prix et l'encombrement de l'équipement. Avant de les intégrer, il faut donc vérifier qu'elles correspondent à un besoin régulier et qu'elles apporteront un véritable gain de temps au quotidien. Retrouvez également nos accessoires pour matériel d'impression pour compléter ou faire évoluer un équipement existant.
Il n'existe pas de technologie d'impression systématiquement meilleure pour tous les professionnels. Le bon choix dépend du type de documents à produire, du volume, de la fréquence d'utilisation, des formats nécessaires, des performances attendues et du coût global d'exploitation.
Le choix ne doit donc pas se faire par habitude ou uniquement sur le nom de la technologie. Il faut comparer les solutions à partir de l'usage réel, du volume à produire et du coût de fonctionnement attendu.
Dans un environnement partagé, il peut être nécessaire de contrôler l'accès au matériel ou d'éviter qu'un document confidentiel reste dans le bac de sortie. Selon les équipements et les solutions utilisées, l'impression peut être mise en attente puis libérée par un code, un badge ou une authentification de l'utilisateur.
Il faut également vérifier l'intégration du matériel dans l'environnement informatique de l'entreprise : réseau Ethernet ou Wi-Fi, gestion des utilisateurs, numérisation vers les ressources internes et éventuels outils de suivi du parc.
Le choix entre achat et location ne dépend pas uniquement du prix du matériel. Il faut aussi tenir compte de la trésorerie disponible, de la durée pendant laquelle l'équipement sera utilisé, de l'évolution prévisible des besoins et de la façon dont l'entreprise souhaite gérer ses dépenses.
L'achat peut être particulièrement pertinent lorsque les besoins et les volumes sont relativement stables, que le matériel est destiné à être conservé plusieurs années et que l'entreprise souhaite investir pour en devenir propriétaire. La location permet au contraire d'étaler le financement et peut être intéressante pour préserver la trésorerie, disposer d'un budget régulier ou accompagner l'évolution d'une entreprise et de son parc d'impression.
Il faut toutefois distinguer le financement du matériel de son coût d'exploitation. Selon la formule retenue, la maintenance, les consommables et la facturation des impressions peuvent faire l'objet d'un contrat séparé ou être associés à la solution proposée. C'est donc le coût global et les conditions du contrat qu'il faut comparer, pas uniquement le montant du loyer ou le prix d'achat. Pour aller plus loin, consultez notre guide sur le choix entre achat et location de matériel d'impression.
Réduire les coûts d'impression ne consiste pas uniquement à rechercher un matériel moins cher ou un coût à la page plus faible. Il faut d'abord mesurer les usages réels : volumes imprimés, répartition entre monochrome et couleur, recto simple ou recto-verso, utilisation de chaque équipement et éventuels pics d'activité.
Dans un parc comprenant plusieurs imprimantes ou multifonctions, cette analyse permet d'identifier les matériels sous-utilisés, ceux qui sont au contraire trop sollicités et les équipements individuels qui pourraient éventuellement être regroupés. Une machine peu utilisée peut être déplacée vers un service plus adapté, tandis qu'un poste saturé peut nécessiter un matériel plus performant ou une meilleure répartition de la charge.
Centraliser plusieurs équipements sur un multifonction peut réduire les coûts et simplifier la maintenance, mais ce n'est pas une règle absolue. Le matériel central doit pouvoir absorber les volumes, répondre aux besoins de chaque utilisateur et conserver un niveau de disponibilité compatible avec l'activité. Dans certains environnements, conserver une imprimante locale ou de secours reste pertinent.
Le renouvellement d'un parc peut également être progressif. Un matériel encore adapté à son usage n'a pas nécessairement besoin d'être remplacé simplement parce que d'autres équipements arrivent en fin de cycle. L'objectif est de dimensionner chaque poste selon son utilisation réelle et l'évolution prévisible des besoins.
DBS Impressions accompagne les professionnels dans cette analyse avant de proposer un équipement. Selon la situation, la bonne réponse peut être une imprimante, un multifonction, un photocopieur, un duplicopieur RISO ou une combinaison de plusieurs matériels, en achat ou en location. L'objectif est de dimensionner la solution selon l'usage réel, sans multiplier inutilement les équipements ni les options.
Depuis 2003, DBS Impressions accompagne les entreprises, associations, collectivités et administrations dans le choix et le suivi de leurs matériels d'impression, avec une expérience du secteur acquise depuis 1992.
Un parc n'a pas nécessairement besoin d'être composé d'une seule marque : l'objectif reste d'utiliser le matériel le plus adapté à chaque besoin, tout en conservant une gestion suffisamment simple pour les utilisateurs et le service informatique.
Le choix dépend d’abord des fonctions nécessaires, du volume mensuel, des formats A4 ou A3, de l’usage de la couleur et des contraintes propres à l’entreprise. Une imprimante peut suffire lorsque le besoin principal est l’impression, tandis qu’un multifonction est plus adapté lorsque la copie et la numérisation sont également utilisées régulièrement.
Une imprimante professionnelle est principalement destinée à l’impression. Un multifonction réunit généralement l’impression, la copie et la numérisation dans un même équipement, avec des fonctions complémentaires qui varient selon les modèles.
Un duplicopieur RISO devient particulièrement pertinent lorsqu’un même original doit être reproduit régulièrement en dizaines, centaines ou milliers d’exemplaires. Il répond aussi à certains usages créatifs en risographie, tandis qu’un photocopieur ou multifonction est généralement plus polyvalent pour les travaux bureautiques variés.
Besoin d’aide pour choisir votre matériel d’impression ?
Expliquez-nous votre besoin : volume d’impression, formats A4 ou A3, couleur ou monochrome, nombre d’utilisateurs, fonctions attendues et contraintes particulières. DBS Impressions vous aide à dimensionner une solution adaptée à votre usage, en achat ou en location selon votre situation.
Pour les entreprises qui ont principalement besoin d’imprimer des documents bureautiques en A4 ou en A3, en monochrome ou en couleur, sans fonction de copie ni de numérisation.
Pour imprimer, copier et numériser depuis un même équipement, sur un poste individuel ou pour un groupe de travail, au format A4 ou A3.
Pour reproduire rapidement un même original à partir d’environ 50 exemplaires et jusqu’à plusieurs milliers de copies, selon le document et le modèle retenu.
