Dernière mise à jour : juin 2026 par DBS Impressions — conseils professionnels pour la location d'imprimante professionnelle.
Vous recherchez une location d’imprimante professionnelle pour imprimer en monochrome ou couleur, avec une solution adaptée aux besoins de votre entreprise ? DBS Impressions vous accompagne pour choisir l’imprimante, la durée de location, les conditions de maintenance selon le contrat et le coût global en fonction de votre volume d’impression.
Notre objectif est de vous proposer une configuration cohérente avec vos volumes, votre environnement informatique, vos contraintes de service et votre budget. Selon votre usage, la solution peut concerner une imprimante monochrome, une imprimante couleur ou un autre matériel d’impression professionnel plus adapté. Lire le guide de choix pour louer la bonne imprimante
DBSOLUTIONS accompagne les professionnels depuis 2003, avec une expérience terrain dans l’impression professionnelle depuis 1992. Nous travaillons avec des marques reconnues comme Brother, Epson et Kyocera. DBSOLUTIONS est agréée par ces marques dans le cadre de contrats de distribution et d’accords de service. Avant tout devis, nous échangeons avec vous pour comprendre votre besoin réel.
Autres formules de location : location de photocopieur et multifonction professionnel • Location duplicopieur RISO • Comparer les formules de location
La location d'une imprimante professionnelle ne se résume pas à choisir un loyer mensuel. Le bon choix dépend du nombre moyen de pages imprimées par mois, du format papier, des spécificités éventuelles des documents, de l'intérêt ou non de la couleur, du nombre de postes informatiques connectés et du niveau de service attendu pour la maintenance.
Chez DBS Impressions, nous commençons par un échange simple : que devez-vous imprimer, à quelle fréquence, avec quels utilisateurs, dans quel environnement informatique et avec quelles contraintes de délai ? Cette analyse permet d'éviter une imprimante trop limitée, trop coûteuse ou mal adaptée à l'usage quotidien de l'entreprise.
Conseil terrain DBS Impressions : le loyer d'une imprimante professionnelle de milieu de gamme, par exemple autour de 35 pages par minute, reste souvent raisonnable. Le point le plus sensible se situe plutôt dans le service, la maintenance et le coût d'usage. Si le modèle ou la technologie choisie ne correspond pas aux volumes réels et aux habitudes d'impression, les coûts peuvent rapidement augmenter.
Dans de nombreuses entreprises, les utilisateurs impriment souvent de petits documents, parfois seulement 1 à 3 pages à la fois. Dans ce cas, le temps de sortie de la première page devient aussi important que la vitesse annoncée en pages par minute. Une imprimante laser sortie de veille peut nécessiter environ 10 secondes avant d'imprimer la première page, alors que les imprimantes jet d'encre professionnelles que nous commercialisons sortent la première page en environ 5 secondes, sans temps de chauffe comparable.
Pour des volumes réguliers allant jusqu'à environ 3 000 à 4 000 pages par mois, la location d'une imprimante jet d'encre professionnelle constitue souvent une solution plus cohérente qu'une imprimante laser classique : démarrage plus rapide, consommation électrique réduite, fonctionnement plus souple et coût d'usage mieux adapté à certains environnements de travail.
La location d’une imprimante monochrome convient aux structures qui impriment principalement des documents administratifs ou techniques en noir et blanc : courriers, bons de livraison, factures, états comptables, dossiers internes, rapports d’expertise, documents RH ou planches d’étiquettes. C’est souvent une solution simple, fiable et économique lorsque la couleur n’est pas utile au quotidien.
Elle peut être pertinente pour un indépendant, un artisan, un cabinet médical, un notaire, un avocat, un expert-comptable, une petite association ou un service administratif. Avant devis, DBS Impressions vérifie notamment le volume mensuel, la vitesse attendue, le coût par page noir, le temps de sortie de la première page et le nombre de bacs papier nécessaires.
La location d’une imprimante couleur professionnelle répond aux besoins des entreprises qui produisent des documents destinés à leurs clients, partenaires ou équipes internes : propositions commerciales, rapports commerciaux, supports de formation, affiches promotionnelles, flyers, prospectus ou cartes d’invitation. Elle permet d’obtenir un rendu plus lisible et plus valorisant lorsque la couleur apporte une vraie valeur au document.
Elle peut convenir aux TPE, PME, ETI, professions libérales, associations, services commerciaux, services marketing ou structures ayant besoin d’impressions couleur régulières. Avant devis, DBS Impressions analyse la part réelle de couleur dans le volume total, le grammage papier utilisé, l’usage du recto verso, les bonnes pratiques pour maîtriser les coûts et, si nécessaire, la mise en place d’un accès identifié ou restreint à l’impression couleur.
Le coût d’une location d’imprimante professionnelle ne dépend pas uniquement du loyer mensuel. Il varie selon le type d’imprimante, la technologie retenue, la durée du contrat, le volume mensuel, le besoin en couleur ou en monochrome, le niveau de maintenance attendu et l’environnement informatique de l’entreprise.
Deux entreprises peuvent demander une imprimante en location et avoir des besoins très différents. Une structure qui imprime surtout des documents administratifs en noir et blanc n’aura pas le même coût d’usage qu’une entreprise qui produit régulièrement des devis, rapports commerciaux ou supports couleur.
Chez DBS Impressions, nous ne communiquons pas de prix standard sans analyse préalable. Un tarif sérieux doit tenir compte du volume réel, du type de documents imprimés, du nombre d’utilisateurs, du coût par page, du temps de sortie de première page et des conditions de maintenance prévues au contrat.
Pour vous donner des repères avant une demande de devis, DBS Impressions met à disposition un comparatif dédié. Il permet de comparer plusieurs critères utiles : imprimante laser ou jet d’encre professionnelle, monochrome ou couleur, vitesse d’impression, temps de sortie de première page, consommation électrique et coût global en location.
Vous pouvez consulter ce comparatif avant votre demande : comparer les formules de location d’imprimantes professionnelles.
Le devis final est établi après échange avec le demandeur, idéalement par téléphone. Cet échange permet de valider le besoin réel, le volume mensuel, l’environnement informatique, le type de documents imprimés et les contraintes de service avant de proposer une solution cohérente.
La location d’une imprimante professionnelle n’a pas d’inconvénient particulier lorsqu’elle est bien expliquée. Elle permet de préserver la trésorerie, de lisser les charges, de disposer d’un matériel adapté à l’usage réel de l’entreprise et d’intégrer, selon le contrat, un niveau de service et de maintenance cohérent avec les besoins quotidiens.
Ce n’est pas seulement le loyer mensuel qui doit être regardé. Le bon raisonnement consiste à comparer le coût global : durée du contrat, volume d’impression, coût par page, consommables, maintenance, assistance, renouvellement possible du matériel et contraintes de service. Une imprimante mal choisie peut coûter plus cher à l’usage qu’un modèle mieux adapté, même si son loyer paraît plus faible au départ.
La location revient généralement plus cher qu’un achat direct sur la durée. Selon le montant financé, la durée retenue et les conditions du contrat, l’écart peut souvent se situer entre 15 et 25 %. Ce surcoût doit être mis en face du service rendu : accompagnement, maintenance, suivi du matériel, souplesse de renouvellement et simplicité de gestion pour l’entreprise.
La date anniversaire du contrat est un point sensible. En général, si le contrat n’est pas dénoncé dans les délais prévus, souvent plusieurs mois avant l’échéance par courrier recommandé avec accusé de réception, il peut se reconduire automatiquement pour une nouvelle période. Ces règles dépendent du financeur et des conditions contractuelles : elles doivent toujours être vérifiées avant signature.
Une résiliation anticipée peut également entraîner le paiement des échéances restantes. C’est pourquoi DBS Impressions préfère expliquer clairement les engagements avant la signature, plutôt que de présenter uniquement un loyer mensuel attractif. L’objectif est de proposer une location d’imprimante professionnelle cohérente avec le besoin réel, le volume d’impression et les contraintes de l’entreprise.
Chez DBS Impressions, nous faisons des points réguliers sur la situation du client : matériel installé, consommations, usages réels, qualité de service et besoins d’évolution. Ce suivi permet d’anticiper un changement de configuration, d’adapter la solution si nécessaire et de mieux maîtriser les risques liés à la reconduction du contrat.
Pour compléter ce point, vous pouvez consulter notre guide dédié : comprendre les avantages et les règles de la location.
La maintenance d’une imprimante professionnelle peut inclure, selon l’offre retenue, l’assistance à distance, le déplacement sur site, la main-d’œuvre du technicien, les pièces détachées, les consommables toner ou encre d’origine et l’accompagnement utilisateur. Les conditions exactes dépendent du matériel choisi, du volume d’impression, de la durée du contrat et du niveau de service prévu dans le devis.
La maintenance peut être intégrée dans le contrat de location ou facturée selon un mode défini à l’avance, par exemple au forfait ou sur relevé compteur selon le matériel proposé. Cette précision est importante, car le coût réel d’une imprimante professionnelle ne se limite pas au loyer mensuel : il dépend aussi du coût par page, des consommables, des interventions et de l’usage quotidien de l’entreprise.
La livraison, l’installation et le paramétrage peuvent être intégrés dans l’offre de location selon la configuration retenue. Les conditions doivent toujours être précisées dans le devis, car elles peuvent varier selon le type d’imprimante, le site d’installation, le nombre d’utilisateurs, la configuration réseau et les contraintes informatiques de l’entreprise.
DBS Impressions assure directement les interventions à distance de niveau 1 et 2. Le niveau 1 concerne l’accompagnement utilisateur et le déblocage lorsque c’est possible : message d’erreur sur l'imprimante, bourrage papier accessible, problème de qualité d’impression simple ou difficulté d’utilisation. Le niveau 2 concerne les sujets liés aux pilotes d’impression, à la connexion réseau et à l’intégration dans l’environnement informatique.
Pour la maintenance de niveau 3, DBS Impressions s’appuie sur les accords conclus avec les marques distribuées. Ce niveau concerne les pannes mécaniques, les bourrages papier non accessibles par l’utilisateur, les changements de pièces en fin de vie et les interventions techniques prévues au contrat. Selon le matériel et la marque, l’intervention peut être assurée sur site en France métropolitaine dans les conditions définies au devis.
Dans la pratique, une grande partie des demandes ne concerne pas une panne mécanique, mais l’environnement informatique : pilote d’impression, poste utilisateur, réseau, accès partagé ou paramétrage. Ces situations peuvent souvent être traitées plus rapidement à distance, sans attendre un déplacement lorsque celui-ci n’est pas nécessaire.
La réduction des coûts d’impression commence dès le choix de l’imprimante professionnelle. Une machine trop puissante, mal dimensionnée ou inadaptée aux usages réels peut générer un loyer inutilement élevé, un coût par page moins favorable ou des frais de maintenance plus importants. Avant de proposer une location, DBS Impressions analyse donc le volume mensuel, le type de documents imprimés, la part réelle de couleur et les habitudes des utilisateurs.
Le premier point de vigilance concerne la couleur. Il ne faut pas laisser systématiquement le mode couleur automatique par défaut sur tous les postes. Une page contenant un simple logo, un lien coloré ou un élément graphique peut être comptabilisée en couleur, même si le document aurait pu être imprimé en noir et blanc. Sur une imprimante couleur professionnelle, le paramétrage des droits d’impression est donc essentiel pour maîtriser les coûts.
Le deuxième point concerne le recto verso. Il permet de réduire la consommation de papier, mais il faut bien comprendre que, dans un contrat facturé à la page, le compteur comptabilise les pages imprimées. Le recto verso limite le papier utilisé, mais ne divise pas automatiquement le nombre de pages facturées. Le pilotage doit donc être adapté au contrat, au matériel et aux usages réels de l’entreprise.
Selon les marques et les modèles, il est possible de paramétrer les pilotes d’impression pour limiter certains postes au noir et blanc, réserver la couleur à certains utilisateurs, imposer le recto verso ou définir des règles par service. Ces réglages peuvent faire une vraie différence dans une TPE, une PME, une association, une collectivité ou un cabinet professionnel.
Le choix entre une imprimante laser et une imprimante jet d’encre professionnelle peut également avoir un impact sur le coût global. Pour des volumes réguliers, par exemple jusqu’à 3 000 à 4 000 pages par mois selon les usages, une imprimante jet d’encre professionnelle peut être plus cohérente qu’une solution laser classique : démarrage rapide, absence de temps de chauffe comparable, consommation électrique réduite et coût d’usage adapté aux petits documents imprimés fréquemment.
Chez DBS Impressions, l’objectif n’est pas seulement de proposer un loyer mensuel. Il s’agit de choisir une solution de location cohérente avec le volume, les utilisateurs, les documents imprimés et les contraintes de service. C’est ce travail de réglage et d’accompagnement qui permet de maîtriser durablement le coût d’impression en entreprise.
La sécurité d’une imprimante professionnelle ne dépend pas uniquement du matériel. Elle dépend aussi du paramétrage, des utilisateurs, des droits d’accès et de l’environnement informatique de l’entreprise. Selon les modèles retenus, il peut être possible de limiter certains usages, de contrôler l’accès à la couleur, de définir des règles par poste ou par service, ou de sécuriser certaines impressions sensibles.
Ces réglages sont utiles lorsque plusieurs utilisateurs partagent la même imprimante, notamment dans un service administratif, un cabinet médical, une profession réglementée, une collectivité, une association ou une entreprise manipulant des documents internes. Avant devis, DBS Impressions vérifie les besoins réels : impression noir et blanc ou couleur, accès utilisateur, volume par service, confidentialité des documents et contraintes réseau.
Les fonctions disponibles varient selon les marques et les modèles. Pour les besoins plus avancés, comme la numérisation vers e-mail, le scan vers dossier réseau, les flux documentaires ou l’intégration avec une solution de gestion documentaire, il peut être préférable d’étudier une solution de location de photocopieur ou d’imprimante multifonction professionnelle.
Pour une imprimante professionnelle, sauf configuration très particulière, DBS Impressions peut organiser une mise en service rapide sous 72 heures maximum. L’imprimante est expédiée directement dans l’entreprise, puis nous accompagnons le client à distance lors du déballage, du branchement et de la première mise en route.
Le client suit nos consignes étape par étape. Cette phase prend généralement une quinzaine de minutes pour le déballage, le raccordement électrique et la préparation de l’imprimante. Si l’imprimante est connectée au réseau filaire, il suffit ensuite de brancher le câble réseau. En cas de connexion Wi-Fi, DBS Impressions assiste également le client dans la configuration.
Une fois l’imprimante raccordée, nous réalisons un accès à distance pour finaliser le paramétrage selon les consignes du client : configuration réseau, réglages d’impression, choix des paramètres par défaut et déploiement du pilote d’impression sur les postes informatiques concernés. Cette organisation permet de rendre l’imprimante opérationnelle rapidement, sans attendre systématiquement un déplacement sur site.
Ce délai reste conditionné à la disponibilité du matériel, à la validation rapide du besoin, à la signature électronique des documents contractuels et à une configuration informatique compatible. En cas de contrainte particulière, un échange direct permet de confirmer le délai réaliste avant engagement.
Dans un bureau ou une salle de consultation, un médecin utilise souvent une imprimante de proximité pour imprimer principalement en noir et blanc : ordonnances, feuilles de prescription, demandes de prise en charge, courriers ou documents administratifs remis directement aux patients. Dans ce contexte, le temps de sortie de la première page est important, car les impressions sont fréquentes et souvent limitées à une ou quelques feuilles.
Ce besoin est différent de celui du secrétariat médical, où l’on trouve plus souvent un multifonction partagé par plusieurs médecins ou par l’ensemble du cabinet. Pour la salle de consultation, une imprimante professionnelle compacte, rapide en première page, fiable, avec recto verso automatique et une cassette papier suffisante, peut être plus adaptée qu’un matériel centralisé.
Le choix doit surtout tenir compte de la rapidité de démarrage, de la simplicité d’utilisation, du volume mensuel, de la confidentialité des documents imprimés et de la fiabilité au quotidien.
Une plateforme de stockage ou de livraison utilise souvent plusieurs imprimantes monochromes connectées au réseau pour produire des bordereaux de livraison, étiquettes, bons d’expédition, bons de réception ou documents de suivi logistique. Dans ce type d’environnement, les volumes peuvent être élevés et les interruptions d’impression peuvent ralentir l’activité.
Le choix d’une imprimante professionnelle doit alors tenir compte de la vitesse d’impression, souvent autour de 50 à 60 pages par minute selon les besoins, de la capacité papier, du coût total d’exploitation et de la réactivité du service de maintenance. Dans certains cas, prévoir une machine de secours sur site peut être pertinent pour limiter les risques de rupture de production.
Dans un cabinet comptable ou un service comptabilité, une imprimante de proximité peut éviter les déplacements fréquents vers un matériel centralisé. Elle permet d’imprimer au quotidien des factures, justificatifs d’achat, relevés bancaires, journaux comptables, balances, déclarations fiscales, documents de paie ou états de contrôle nécessaires au suivi et à la révision des dossiers.
Pour ce type d’usage, le choix porte souvent sur une imprimante monochrome fiable, rapide en première page et simple à utiliser. Le volume mensuel, le coût par page, le niveau de confidentialité des documents et l’emplacement de l’imprimante dans le bureau sont des points à vérifier avant devis.
Le devis est réalisé après échange avec le demandeur. Nous privilégions un échange téléphonique, ou à défaut un premier échange par mail, pour valider le besoin réel, le volume d’impression, le type de documents imprimés, le nombre d’utilisateurs, les contraintes d’installation, l’environnement informatique et le niveau de service attendu.
Lorsque les informations nécessaires sont réunies, DBS Impressions peut transmettre un devis sous 4 heures ouvrées. Ce délai suppose que la demande soit suffisamment précise, que le matériel soit disponible et que les points essentiels aient été validés avec le client.
Besoin d’une imprimante professionnelle en location ?
Expliquez-nous votre besoin : volume mensuel, impression monochrome ou couleur, nombre d’utilisateurs, type de documents imprimés, contraintes de maintenance et environnement informatique. DBS Impressions vous aide à choisir une imprimante professionnelle adaptée à votre situation réelle.
Le prix de location d’une imprimante professionnelle dépend du type d’imprimante retenue, de la durée du contrat, du volume d’impression, du besoin en monochrome ou en couleur, du niveau de maintenance et des conditions de service prévues au devis. DBS Impressions ne communique pas de tarif unique sans échange préalable, car deux entreprises peuvent avoir des besoins très différents.
Des repères peuvent être consultés dans notre comparatif des formules de location, notamment pour comparer les technologies laser et jet d’encre professionnelle, la vitesse d’impression, le temps de sortie de première page, la consommation électrique et le coût global en location.
DBS Impressions ne propose pas de location d’imprimante professionnelle pour une très courte durée, par exemple 1 jour, 1 semaine ou 1 mois, ni de location sans engagement. Les contrats sont le plus souvent construits sur des durées de 36 à 60 mois, selon le matériel, le besoin et le financement retenu.
Dans certains contextes particuliers, des durées plus courtes, par exemple 12 à 24 mois, peuvent être étudiées au cas par cas, sous réserve de faisabilité technique, économique et contractuelle.
Une imprimante professionnelle est conçue principalement pour imprimer. Elle peut être monochrome ou couleur, compacte ou plus productive selon les volumes. Elle convient bien aux postes de travail, bureaux, services administratifs, cabinets professionnels ou plateformes qui ont besoin d’imprimer rapidement des documents sans fonction de copie ou de numérisation avancée.
Un photocopieur multifonction permet généralement d’imprimer, de copier et de numériser. Il est souvent plus adapté aux usages partagés, aux volumes importants, aux besoins de scan, aux fonctions documentaires et, selon les modèles, au format A3. Pour ces besoins, il est préférable d’étudier une solution de location de photocopieur ou d’imprimante multifonction professionnelle.
Oui, selon l’offre retenue. La formule Prix Global Service (P.G.S) peut regrouper la location de l’imprimante, la maintenance et la fourniture automatique de l’encre ou du toner. Elle est généralement construite sur la base d’une consommation forfaitaire mensuelle ou trimestrielle de pages imprimées, afin de simplifier la gestion et la facturation.
Selon le matériel et le contrat choisi, la maintenance peut comprendre l’assistance à distance, le déplacement sur site, la main-d’œuvre, certaines pièces, les consommables d’origine et l’accompagnement utilisateur. Les conditions exactes sont toujours précisées dans le devis, car elles varient selon l’imprimante, le volume d’impression et le niveau de service attendu.
La date anniversaire du contrat doit être suivie avec attention. En général, un contrat de location doit être dénoncé dans les délais prévus, souvent plusieurs mois avant l’échéance, selon les conditions indiquées dans le contrat. Sans dénonciation dans les délais, il peut se reconduire automatiquement pour une nouvelle période.
Ces règles dépendent du financeur et des conditions contractuelles. DBS Impressions préfère les expliquer clairement avant signature, afin d’éviter qu’un client ne découvre trop tard les conséquences d’une reconduction ou d’une résiliation anticipée.
Oui, sauf configuration très particulière, DBS Impressions peut organiser une mise en service rapide sous 72 heures maximum pour une imprimante professionnelle disponible. L’imprimante est expédiée directement dans l’entreprise, puis le client est accompagné à distance pour le déballage, le branchement et la première mise en route.
Après le raccordement au réseau filaire ou la configuration Wi-Fi, DBS Impressions réalise un accès à distance pour paramétrer l’imprimante selon les consignes du client et déployer le pilote d’impression sur les postes informatiques concernés. Ce délai dépend de la disponibilité du matériel, de la validation rapide du besoin, de la signature des documents contractuels et de la compatibilité de l’environnement informatique.
L’achat peut être pertinent si l’usage est stable, le volume bien maîtrisé et si l’entreprise souhaite financer directement son matériel. La location est souvent plus adaptée lorsque l’entreprise veut préserver sa trésorerie, lisser ses charges, intégrer la maintenance et renouveler plus facilement son imprimante en fonction de l’évolution de ses besoins.
Le bon choix dépend du coût global : loyer, coût par page, consommables, maintenance, durée d’utilisation prévue, volume mensuel et contraintes de service. DBS Impressions peut aider à comparer les deux approches avant devis.
Il faut éviter de laisser le mode couleur automatique par défaut sur tous les postes. Une page contenant un simple logo, un lien coloré ou un élément graphique peut être comptabilisée en couleur, même si le document aurait pu être imprimé en noir et blanc.
Selon les marques et les modèles, il est possible de limiter la couleur par utilisateur, par poste ou par service, afin de réduire les coûts sans bloquer les usages réellement nécessaires. Ce paramétrage fait partie des points à vérifier lors du choix d’une imprimante couleur professionnelle en location.
Louez une imprimante monochrome professionnelle avec devis rapide après audit de vos besoins d’impression.
Fonctions : Copie – Impression - Numérisation - Fax en option Format : A6/A4 | Connectivité : USB / Ethernet / WiFi Recto verso : Oui | Vitesse : 24 à 60 ppm Volume conseillé : 500 à 50 000 pages/mois
