Dernière mise à jour : juin 2026 par l’équipe DBS Impressions — guide et conseils professionnels.
Vous cherchez à louer imprimante professionnelle, un multifonction A4 compacte, un photocopieur A3, un duplicopieur RISO ou une solution d’impression adaptée à votre entreprise ? DBS Impressions vous accompagne dans le choix du matériel, la durée de location, la maintenance et le coût d’usage réel. L’objectif est simple : proposer une configuration cohérente avec vos volumes, votre environnement informatique et vos contraintes de service.
DBSOLUTIONS accompagne les professionnels depuis 2003, avec une expérience terrain dans l’impression professionnelle depuis 1992. Nous travaillons avec des marques reconnues comme Brother, Epson, Kyocera et RISO, dans le cadre de contrats de distribution et d’accords de service. Avant tout devis, nous échangeons avec vous pour comprendre votre besoin réel. Lire le guide de choix pour louer le bon matériel d’impression
Choisir une solution : Location imprimante monochrome • Location imprimante couleur • Location multifonction A4 • Location photocopieur A3 • Location duplicopieur RISO • Comparer les formules de location
La location de matériel d’impression professionnel ne se résume pas à choisir un loyer mensuel. Le bon choix dépend du volume d’impression, du format papier, du besoin en couleur, du nombre d’utilisateurs, du niveau de numérisation attendu et du service de maintenance associé.
Chez DBS Impressions, nous commençons par un échange simple : que devez-vous imprimer, à quelle fréquence, avec quels utilisateurs, dans quel environnement informatique et avec quelles contraintes de délai ? C’est cette analyse qui permet d’éviter un matériel trop limité, trop coûteux ou mal adapté à votre usage quotidien.
Conseil terrain DBS Impressions : le loyer le plus bas n’est pas toujours la meilleure solution. Un loyer peut paraître plus attractif quand la durée du contrat est trop longue et que le matériel proposé est sous-dimensionné. Sur le terrain, c’est souvent là que les problèmes commencent : lenteur, coût page mal maîtrisé, utilisateurs insatisfaits et contrat difficile à ajuster. Quand le budget le permet, une location sur 36 mois reste souvent une formule plus saine pour renouveler le matériel au bon rythme.
Une imprimante A4 monochrome convient aux structures qui impriment principalement des documents internes, courriers, dossiers administratifs ou pièces de travail. C’est souvent une solution simple, fiable et économique pour les volumes réguliers en noir et blanc.
Elle peut être pertinente pour un cabinet médical, un artisan, une profession libérale, une petite association ou un service administratif qui n’a pas besoin d’imprimer en couleur au quotidien.
Une imprimante multifonction A4 couleur permet d’imprimer, copier et numériser des documents de bureau. Elle est utile lorsque l’entreprise produit des devis, présentations, documents clients, supports administratifs ou dossiers nécessitant un rendu couleur propre.
La couleur doit toutefois être maîtrisée. Dans beaucoup d’entreprises, le paramétrage par défaut en couleur automatique génère des coûts inutiles. Selon les modèles, il est possible de limiter la couleur par utilisateur, par poste ou par service.
Un photocopieur multifonction A3 est plus adapté lorsqu’il faut centraliser l’impression, la copie et la numérisation pour plusieurs utilisateurs. Il répond mieux aux besoins de volumes plus importants, de numérisation rapide, de documents A3, de plans, de dossiers complets ou de travaux partagés.
Pour une agence d’architecture, un bureau d’études, une collectivité ou une PME, le format A3 peut devenir indispensable. Il faut alors vérifier la qualité d’impression, la vitesse de première page, le chargeur automatique, la numérisation recto verso et la compatibilité avec l’environnement informatique, notamment lorsque les postes sont sous Mac.
Le duplicopieur RISO répond à un besoin différent de celui d’un photocopieur classique. Il est conçu pour produire des séries répétitives, souvent à partir d’environ 50 exemplaires d’un même original, avec une technologie d’impression à froid, une mise en route rapide et un coût d’usage très bas sur les volumes adaptés.
Il est utilisé par des mairies, associations, administrations, établissements scolaires, syndicats et ateliers graphiques. Il est aussi apprécié par certains graphistes et artistes pour la risographie, lorsque le besoin porte sur le rendu, la couleur, la souplesse créative et les petites ou moyennes séries.
Nous ne donnons pas de prix unique directement sur cette catégorie, car un tarif sérieux dépend du matériel, de la durée, du volume, du niveau de maintenance, des accessoires, de la configuration réseau et des conditions contractuelles. Deux entreprises peuvent demander une “imprimante en location” et avoir des besoins complètement différents.
Pour donner des repères utiles sans afficher un prix hors contexte, DBS Impressions met à disposition un comparatif dédié. Il compare les technologies laser et jet d’encre, le monochrome et la couleur, les formats A4 et A3, avec des critères comme la vitesse, le temps de sortie de première page, la consommation électrique et le loyer mensuel en location.
Vous pouvez consulter ce comparatif avant votre demande : comparer les formules de location d’imprimantes et multifonctions.
Le devis final est établi après échange avec le demandeur, idéalement par téléphone. Aucun devis sérieux ne peut être préparé sans avoir validé le besoin, le volume, l’environnement informatique, le type de documents imprimés et les contraintes de service.
La location d’une imprimante professionnelle n’a pas d’inconvénient particulier lorsqu’elle est bien expliquée. Elle a surtout des règles. Elle permet de préserver la trésorerie, de lisser les charges de fonctionnement, d’intégrer la maintenance et de renouveler régulièrement le matériel lorsque la durée est bien choisie.
En revanche, la location coûte généralement plus cher qu’un achat direct sur la durée. Selon le montant financé et la durée choisie, l’écart peut souvent se situer entre 15 et 25 %. Ce surcoût doit être mis en face du service, de la maintenance, du renouvellement possible et de la simplicité de gestion.
La date anniversaire du contrat est un point sensible. En général, si le contrat n’est pas dénoncé dans les délais, souvent trois mois avant l’échéance par courrier recommandé avec accusé de réception, il peut se reconduire automatiquement pour une nouvelle période, fréquemment de douze mois. Ces règles dépendent du contrat et du financeur : elles doivent toujours être vérifiées avant signature.
Une résiliation anticipée peut également entraîner le paiement des échéances restantes. C’est pour cette raison que nous préférons expliquer clairement les engagements avant la signature, plutôt que de présenter seulement un loyer mensuel attractif.
Chez DBS Impressions, nous faisons des points réguliers sur la situation du client : matériel installé, consommations, usages réels et besoins d’évolution. Ce suivi permet d’anticiper un changement de configuration, d’adapter le contrat si nécessaire et de mieux maîtriser les risques liés à la reconduction.
Pour compléter ce point, vous pouvez consulter notre guide dédié : comprendre les avantages et les règles de la location.
Le contrat de maintenance peut inclure, selon l’offre retenue, le déplacement, l’assistance à distance, la main-d’œuvre, les pièces, les consommables toner ou encre d’origine, les tambours et la formation utilisateur. La maintenance peut être facturée au forfait ou sur relevé compteur, selon le matériel et le contrat choisi.
La livraison, l’installation et le paramétrage sont intégrés dans le prix d’achat ou dans la location du matériel. Les conditions exactes doivent être précisées dans le devis, car elles peuvent varier selon le type de matériel, la configuration du site et le niveau de service demandé.
Pour les duplicopieurs RISO, le contrat de maintenance se construit différemment d’un contrat classique de photocopieur ou de multifonction. Lorsque le client peut nous fournir des exemples de tirage, une estimation de son volume annuel et une série moyenne, nous pouvons proposer un contrat forfaitaire adapté, incluant la maintenance, l’encre noire et les masters sur une base définie. L’encre couleur reste toujours facturée séparément.
DBS Impressions assure directement les interventions à distance de niveau 1 et 2. Le niveau 1 concerne l’accompagnement et le déblocage lorsque c’est possible : message d’erreur machine, bourrage papier accessible, trait noir lors de la copie ou de la numérisation, par exemple. Le niveau 2 concerne les sujets liés aux pilotes d’impression, à la numérisation vers e-mail ou dossier, à la connectique et à l’intégration dans l’environnement informatique.
Pour la maintenance de niveau 3, nous nous appuyons sur les accords conclus avec les marques distribuées, qui assurent le service sur site en France métropolitaine, y compris Paris et l’Île-de-France. Ce niveau concerne les pannes mécaniques du matériel, les bourrages papier non accessibles par l’utilisateur, les changements de pièces en fin de vie et les interventions de maintenance préventive ou curative prévues au contrat.
Aujourd’hui, nous constatons chez nos clients qu’une grande partie des demandes concerne l’environnement informatique. Cela permet souvent d’intervenir rapidement à distance, sans attendre un déplacement lorsque celui-ci n’est pas nécessaire.
La réduction des coûts d’impression commence souvent par des réglages simples. Le premier point consiste à ne pas laisser le mode couleur automatique par défaut sur tous les postes. Une page contenant un simple élément coloré peut être comptabilisée en couleur, même si le document n’a pas besoin d’être imprimé ainsi.
Le deuxième point concerne le recto verso. Il permet de réduire la consommation de papier, mais il faut comprendre que dans un contrat à la page, le compteur comptabilise les pages imprimées. Le pilotage des usages doit donc être pensé en fonction du contrat, du matériel et des habitudes réelles de l’entreprise.
Selon les marques et les modèles, il est aussi possible de paramétrer les pilotes pour limiter certains postes au noir et blanc, réserver la couleur à certains utilisateurs ou définir des règles par service. Ce travail de paramétrage peut faire une vraie différence dans une PME, une association, une collectivité ou un cabinet professionnel.
La sécurité d’une solution d’impression ne se limite pas au matériel. Elle dépend aussi du paramétrage, des utilisateurs, des droits d’accès et de l’environnement informatique. Selon les modèles et les logiciels retenus, il peut être possible de mettre en place des restrictions couleur, des droits utilisateurs, des codes d’accès, des règles de scan et des destinations contrôlées.
Les fonctions disponibles varient selon les équipements. Il faut donc vérifier avant devis les besoins réels : impression confidentielle, scan vers e-mail, scan vers dossier réseau, restriction de la couleur, gestion des droits ou intégration avec une solution documentaire. Ces points sont particulièrement importants pour les cabinets médicaux, professions réglementées, collectivités, services RH, directions administratives et structures manipulant des documents sensibles.
Pour certaines configurations simples, notamment une imprimante multifonction A4 ou un multifonction A3 compact, DBS Impressions peut organiser une prestation rapide sous 72 heures. L’objectif est que la machine soit livrée, connectée et capable d’imprimer sa première page.
Ce délai reste conditionné à la disponibilité du matériel, à la validation rapide du besoin, à la signature électronique des documents contractuels et à une configuration informatique compatible. Une demande urgente doit donc être traitée avec un échange direct, afin de vérifier ce qui est réellement possible.
Un cabinet médical imprime souvent en noir et blanc, avec un besoin de rapidité sur la première page, de fiabilité et de numérisation efficace. Une ou deux cassettes papier peuvent être utiles selon les usages. Dans une maison de santé, le nombre d’utilisateurs et les besoins de scan deviennent plus importants.
Une agence d’architecture a souvent besoin d’imprimer des dossiers clients, des plans A3, des pièces administratives et des documents graphiques. La compatibilité avec un environnement Mac, la qualité d’impression A3 et la performance du scanner sont des points à vérifier avant toute proposition.
Dans une structure avec plusieurs utilisateurs, le matériel doit être choisi pour tenir le volume réel, absorber les pics d’activité et limiter les coûts inutiles. La centralisation autour d’un multifonction A3 peut être pertinente lorsque l’impression, la copie et le scan sont partagés par plusieurs services.
Le devis est réalisé après échange avec le demandeur. Nous privilégions un échange téléphonique, ou à défaut un premier échange par mail, pour valider le besoin, le volume, les contraintes d’installation, l’environnement informatique et le niveau de service attendu.
Lorsque les informations nécessaires sont réunies, DBS Impressions peut transmettre un devis sous 4 heures ouvrées. Ce délai suppose que la demande soit suffisamment précise et que les points essentiels aient été validés avec le client.
Besoin d’une solution d’impression en location ?
Expliquez-nous votre besoin : volume d’impression, format A4 ou A3, couleur ou monochrome, nombre d’utilisateurs, contraintes de maintenance et environnement informatique. DBS Impressions vous aide à choisir une imprimante professionnelle, un photocopieur A3 ou un duplicopieur RISO adapté à votre situation réelle.
Le prix dépend du matériel, de la durée, du volume, de la maintenance et des options. DBS Impressions ne donne pas de tarif unique sans échange préalable. Des repères peuvent être consultés dans notre comparatif des formules de location, selon les technologies et les formats.
DBS Impressions ne propose pas de location d’imprimante professionnelle sans engagement de durée. Les contrats sont le plus souvent construits sur des durées de 36 à 60 mois, selon le matériel, le besoin et le financement retenu. Dans certains contextes particuliers, des durées plus courtes, par exemple 12 à 24 mois, peuvent être étudiées au cas par cas.
Une imprimante multifonction imprime, copie et numérise, souvent au format A4. Un photocopieur multifonction est généralement plus robuste, plus adapté aux volumes importants et peut traiter le format A3 selon les modèles.
Oui. Notre formule Prix Global Service (P.G.S) regroupe la location du matériel, la maintenance sur site et la fourniture automatique de l’encre ou du toner. Elle est facturée sur la base d’une consommation forfaitaire mensuelle ou trimestrielle de copies ou d’impressions. Cela permet de disposer d’une seule facture globale de service.
Selon l’offre retenue, la maintenance peut comprendre l’assistance à distance, le déplacement, la main-d’œuvre, les pièces, les consommables d’origine et la formation. Les conditions exactes sont précisées dans le devis, car elles peuvent varier selon le matériel, le volume et le niveau de service attendu.
Pour les duplicopieurs RISO, le contrat se construit différemment : selon le volume annuel, la série moyenne et le type de tirage, l’encre noire et les masters peuvent être intégrés dans un forfait. L’encre couleur reste facturée séparément.
La date anniversaire doit être suivie avec attention. En général, un contrat doit être dénoncé dans les délais, souvent trois mois avant l’échéance par recommandé avec accusé de réception. Sans dénonciation, il peut se reconduire automatiquement selon les conditions prévues au contrat.
Pour certaines configurations simples, DBS Impressions peut organiser une installation sous 72 heures, notamment sur une imprimante multifonction A4 ou un multifonction A3 compact. Ce délai dépend du stock, de la signature rapide des documents et de la configuration informatique du site.
L’achat peut être pertinent si l’usage est stable et bien maîtrisé. La location est souvent plus adaptée lorsque l’entreprise veut préserver sa trésorerie, lisser ses charges, intégrer la maintenance et renouveler plus facilement son matériel.
Il faut éviter de laisser la couleur automatique par défaut sur tous les postes. Selon les modèles, il est possible de limiter la couleur par utilisateur, par poste ou par service, afin de réduire les coûts sans bloquer les usages réellement nécessaires.
